Informe de trazabilidad para SEDRONAR, ANMAT o SENASA con CAPATAZ Software

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En mi artículo anterior del 15 de Mayo de 2014, intenté relatarles lo más simple y resumido posible el contenido, alcance, roles y responsabilidades acerca de los “Sistemas Nacionales de Trazabilidad” exigidas por los entes: SEDRONAR, ANMAT y SENASA. Quienes no lo hayan leído, les recomiendo pegarle un vistazo para sacarle más jugo a este.
 
Como se los había prometido, en esta oportunidad voy a contarles cómo funciona el envío de información a dichos entes desde CAPATAZ Software. El objetivo es mostrarles las posibilidades y beneficios de contar con la herramienta, destacando la facilidad, ahorro de tiempos y seguridad en el cumplimiento formal con estos organismos oficiales. Es decir, está dirigido a dueños, directores, gerentes o responsables de áreas que necesitan asegurarse el cumplimiento de estas exigencias legales. Por lo que usted encontrará aquí la explicación de cómo resuelve esto CAPATAZ y, en consecuencia, no se trata de una “aburrida” capacitación de operación o manejo del sistema, sino que busca que usted pueda evaluar si CAPATAZ Software puede serle útil frente a estas exigencias.
 
Para lograr esto, como suelo acostumbrar, presento los temas como preguntas frecuentes. Y como siempre, si se les ocurre alguna pregunta que no he contemplado, por favor no duden en efectuarla a través de este espacio.
 

¿Cuál es el principal beneficio que otorga CAPATAZ Software frente a estas exigencias de trazabilidad?

En rigor, son al menos cuatro actividades que su organización podrá evitar en cada período de información disfrutando del uso de CAPATAZ Software:

  • La primera de ellas y la más pesada es: discriminar o filtrar por algún medio, sea manual o electrónico (por ejemplo planilla de cálculo) sólo los movimientos que involucren productos o ítems alcanzados por el régimen frente al cual la organización se encuentre obligada. Capturando la fecha, cantidad, número de comprobante, número de lote, número de serie, artículo y códigos de establecimientos del Cliente o Proveedor según corresponda. Donde a su vez, tanto los códigos de los ítems (GTIN: Global Trade Item Number) como los números de establecimientos de Clientes o Proveedores (GLN: Global Location Number) informados, deben coincidir con los códigos inscriptos y otorgados por el Ente; hecho que en la práctica no coincidirán con los códigos que su empresa quizás utilice, lo cual complica más aún el desarrollo periódico de esta tarea.
  • La segunda es acceder al sitio web del ente mencionado y volcar allí manualmente toda la información prolija y correctamente obtenida en la actividad anterior. En el mejor de los casos, usted podría generar en el paso anterior una planilla de cálculo con el formato adecuado que luego le permita hacer cada vez un “upload” en la página web del ente. Ocurre que a la fecha esta posibilidad sólo hemos visto que la ofrece SEDRONAR. En cada transacción, sea manual o vía planilla de cálculo, además deberá identificarse cada tipo de operación con una codificación propia de cada ente en cuestión.
  • Otra actividad relacionada a todo este trabajo es llevar, de algún modo, un control de qué movimientos fueron o no ya informados al ente para no cometer el error de informar repetidamente los mismos movimientos y poner a su organización en un problema innecesario.
  • Por último, su organización debería llevar un registro de los códigos de transacción obtenidos para cada movimiento de los productos trazados que el sitio web le otorgó para poder exhibir a cualquier inspección del ente respectivo.

¿Cómo resuelve lo anterior CAPATAZ?

Muy fácil, CAPATAZ detectará automáticamente sólo los movimientos de stock que contienen alguno de los ítems trazables (sean estos materias primas, semielaborados o productos terminados) y luego permitirá informarlos vía Internet al organismo correspondiente con un simple clic.  En dicho proceso, CAPATAZ coloca los GLNs, GTINs, código de tipo de transacción, fecha, cantidad, números de lotes y/o series, etc. correctos sin intervención periódica del usuario; controlando además de informar una única vez cada transacción y dejando para su consulta un registro automático de los códigos de transacción generados por el ente.
 

¿Qué ocurre si mi organización está alcanzada por la regulación de más de uno de estos entes?

No hay ningún problema. Al mecanismo anteriormente explicado CAPATAZ lo realiza automática y simultáneamente para uno, dos o los tres sistemas de trazabilidad, dependiendo de cuáles de ellos  activemos en CAPATAZ Software. Activarlos implica simplemente introducir en un formulario de configuración tres datos: nuestro número de establecimiento o GLN, que nos ha otorgado el ente de contralor, y el usuario y contraseña con que accedemos su sitio web.
 

¿Cómo se carga en CAPATAZ la lista de productos trazables? ¿Es manual o automática?

Puede incorporar automáticamente todo el listado de GTINs que los entes ofrecen como una descarga de un archivo en formato de planilla de cálculo. Es decir, debemos obtener ese archivo y luego importarlo automáticamente en CAPATAZ. Sólo restará cargar manualmente y por única vez el código interno o propio de su organización, que corresponde a los GTINs que su organización utiliza o debe informar y que en la mayoría de los casos no son más de unas decenas de códigos a cargar por única vez.
 

¿Cómo se carga la lista de agentes alcanzados por cada régimen?

Más fácil aún que lo anterior: aquí también CAPATAZ puede importar el archivo de agentes alcanzados por cada régimen y ni siquiera requiere intervención manual posterior, puesto que a través del número de CUIT de cada proveedor o cliente, el sistema ya los relaciona automáticamente.
 

¿Cómo sé cuáles de mis clientes y/o proveedores son agentes de algunos de estos regímenes?

Importando automáticamente la lista de agentes, como explicamos en la pregunta anterior, su sistema CAPATAZ ya los tendrá identificados y usted podrá consultar esta información resultante.
 

¿Cómo me asegura CAPATAZ Software que se están informando todos los movimientos exigidos y que no se repita ninguno?

CAPATAZ lleva un registro detallado de cada una de las transacciones informadas, el cual garantiza la notificación única de cada transacción. Este registro, a su vez, le permite detectar y reinformar automáticamente transacciones pendientes de notificar, que por algún problema de conexión momentánea de Internet, hardware, etc. no hubiesen podido lograrse exitosamente.
 

¿CAPATAZ me brinda la información de los números de transacción que genera el ente?

Sí. CAPATAZ también lleva el registro exhaustivo de estos números de transacción y usted podrá consultarlos fácilmente desde una grilla de consulta, que a su vez puede exportar en formato de planilla de cálculo, en formato de página web, archivo de texto, enviarlo a una impresora o a un archivo PDF.
 

¿Una vez puesto en marcha CAPATAZ, debo hacer alguna otra actividad?

Sí. Con la periodicidad exigida por cada ente, simplemente ingresar CAPATAZ, en él acceder al módulo Calidad y por último ingresar al panel de Notificación y hacer clic en el botón “Notificar”. Si su organización está alcanzada por más de un régimen, deberá ingresar a presionar dicho botón en el panel de notificación de cada ente correspondiente (SEDRONAR, SENASA y/o ANMAT).
 

¿Qué producto o edición de CAPATAZ necesito para disfrutar de estas soluciones?

Solamente el módulo Calidad. CAPATAZ Software es una solución que cuenta con ocho módulos funcionales específicos, pero para este propósito, sólo con el módulo Calidad es suficiente.

¿Qué requerimientos de hardware y software necesito para instalar CAPATAZ Software en mi organización?

A la fecha, CAPATAZ 2014 necesita mínimamente una PC con sistema operativo Windows XP de 32 o 64 bits o superior, con al menos 2Gb de RAM, un procesador Intel Dual Core compatible y 4Gb de espacio en disco. La performance mejorará notablemente con 4Gb de RAM y un procesador de 4 núcleos. CAPATAZ también funciona con los últimos sistema operativos: Windows 8.1 o Windows 2012 Server.
 

¿CAPATAZ Calidad puede integrarse con mi sistema de Gestión o ERP actual?

Sí y hay al menos 3 escenarios posibles:

  • Que la organización posea o utilice TANGO Gestión: en este caso, la integración es automática y transparente. Simplemente instale su nuevo CAPATAZ en el mismo equipo donde corre su instalación servidora de TANGO, ponga en marcha CAPATAZ Calidad y éste último integrará toda la información automáticamente.
  • Que la organización no posea ningún ERP: en este caso podrá adquirir una solución ampliada de CAPATAZ para que esta le permita registrar integralmente sus movimientos de stock. Luego el módulo de Calidad se encargará del resto.
  • Que la organización posea un ERP que no sea TANGO Gestión: este escenario CAPATAZ lo resuelve vía sus importadores de entidades. Periódicamente, antes de informar a cada ente, usted podrá importar la información de la nómina de Clientes, de Proveedores, de Productos y los movimientos de stock desde archivos externos en formatos TXT, CSV, Planilla de Cálculo y otros. ¡IMPORTANTE! Esta solución puede estar restringida a la posibilidad o no de que su sistema ERP exporte dichos archivos y/o que contengan toda la información requerida para cada uno de los Sistemas Nacionales de Trazabilidad.

 

¿Cuál es el costo de inversión aproximado para contar con esta solución de CAPATAZ Software?

Siendo CAPATAZ un software de fabricación nacional, el valor de comercialización del producto y los servicios relacionados está en pesos argentinos, sólo que aquí los expresaremos en dólares estadounidenses aproximados a la fecha por las importantes variaciones de precios que hoy existen. Una inversión de entre 1 a 3 puestos oscila entre 1.200 y 2.800 dólares estadounidenses, incluyendo unas 10 a 12 horas de apoyo para la Puesta en Marcha y Capacitación Inicial.
 

Si mi organización debe informar a más de un Ente Oficial, ¿debo invertir en múltiples soluciones de CAPATAZ?

No, con sólo adquirir el módulo de Calidad de CAPATAZ usted podrá informar, simultáneamente, a cualquiera de los entes mencionados sin duplicar ni triplicar su inversión en CAPATAZ.

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Es Analista en Sistemas y Licenciado en Administración de Empresas. En 2013 culmina su formación en el programa de estudios internacionales ECLA dictado en The Jerome A. Chazen Institute of International Business at Columbia Business School, Columbia University (NY, USA). Desde hace más de 25 años se especializa en el desarrollo y comercialización de software para la toma de decisiones empresariales.

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