¿Qué software usar para Gestión de Obras y Proyectos?

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La respuesta que puedo indicarles es: CAPATAZ Software. Con ya casi 25 años de experiencia en las empresas industriales, en 2014 agregó a su plataforma de soluciones las herramientas para Cotizar, Gestionar, Abastecer, Ejecutar, Tercerizar y Certificar Obras y/o Proyectos.
En el artículo “¡Por fin un Software de Gestión de Obras y Proyectos para TANGO!” les acerqué una reseña del origen de la necesidad y brevemente los temas o aspectos que abarca esta solución. Hoy voy a ser mucho más práctico, voy a acercarles 4 temas centrales con algunas capturas de pantallas de un caso real que grafican la utilidad de la solución.
 

Cotizaciones

El manejo o administración de las cotizaciones de una obra o proyecto es una funcionalidad extensa y muy bien lograda por CAPATAZ, que nos permite gestionar el proceso de negociación de ventas con nuestro cliente de manera sencilla y completa.
Las cotizaciones en CAPATAZ, están soportadas por el proceso Gestión Integral de Proyectos, donde se pueden crear proyectos para comenzar el proceso de armado de una cotización, con sus ítems con detalle de materiales, mano de obra y otros gastos, para luego hacerle el envío al cliente.
El circuito incluye, entre otros eventos:

  • Generar: crear el proyecto con datos del cliente, fechas de entregas, comentarios del proyecto, etc.
  • Cotizar: consiste en especificar y costear el detalle necesario del proyecto, conocido en la jerga como planilla de cómputo de materiales o simplemente planilla de cómputo.
  • Emisión: nos permite imprimir o exportar a diversos formatos la planilla de cotización con diferentes grados de detalle, resumen global, resumen por ítem del proyecto o detallado.
  • Envío: para marcar el proyecto como ya cotizado al cliente, en este punto nuestro proyecto estará “congelado” hasta obtener alguna respuesta de nuestro cliente.
  • Aceptación: si obtenemos una respuesta positiva de nuestro cliente, la aceptación nos solicita importe final acordado, número de Orden de Compra del cliente y modo de certificación de cada ítem del proyecto.
  • Rechazo: útil cuando no logramos la aceptación definitiva o temporal de la oferta. Si fuere definitiva, aquí termina nuestro circuito o bien podríamos marcar el proyecto como Cerrado con un comentario para pasarlo a histórico; pero si fuere rechazada la oferta por necesidad de algún cambio o renegociación de algún aspecto, usaremos el evento que sigue:
  • Nueva Versión: con este evento CAPATAZ generará una nueva versión del proyecto, igual a la anterior, lista para ser modificada según la conveniencia (no eliminando la anterior siempre disponible para consulta histórica). Este circuito puede repetirse decenas de veces hasta que una aceptación nos permita seguir con el circuito.
  • Pasar a Ingeniería: esta es una función opcional en CAPATAZ, que permite que nuestro proyecto quede a disposición del departamento técnico para refinar la especificación al nivel de detalle deseado para aquellos casos donde se cotiza más a trazo grueso y, luego de la aceptación, se define con precisión el contenido de Materiales, Mano de Obra, Gastos, etc. Si, en cambio, cotizamos con todo el detalle necesario, este paso se puede omitir.
  • Pasar a Producción: es el paso clave que nos lleva desde el Presupuesto hacia la acción. Aquí se habilita ya la posibilidad de Abastecer, Ejecutar y/o Tercerizar parte o todo el proyecto.

En las siguientes imágenes, vemos primero al proceso de Gestión Integral de Proyectos (con varios proyectos en curso en sus diferentes estados) y segundo, tenemos la pantalla de carga o especificación del proyecto con solapas para cada dimensión del detalle del mismo, Materiales, Operaciones (Mano de Obra), Gastos, Historial, etc.
 

Cotización - Software gestión de obras y proyectos

 

Cotizaciones - Gestión de Obras y Proyectos

 

Ejecución

Al pasar el proyecto a Producción, CAPATAZ dará origen una Orden de Trabajo (OT) vinculada a nuestro proyecto. Esta OT contiene todo lo necesario para ejecutar nuestro proyecto y dejar registro en ella, como por ejemplo, consumo de materiales, imputación de horas hombre, gastos, notas, documentos adjunto, etc.
También, en la fase de ejecución, podremos generar vinculado a este proyecto, ilimitada cantidad de OTT (Órdenes de Trabajo de Terceros) para indicar y gestionar trabajos de subcontratación que necesitemos. Estas OTTs, a su vez, nos generan una O/C correspondiente para poder monitorear y controlar los avances parciales de nuestros proveedores y nuestros pagos acordes a dicho avance.
Durante y sobre todo al final, podremos en cualquier momento emitir el informe de Costo Real del Proyecto, que nos detallará y valorizará todos los componentes consumidos en el proyecto arrojando el importe total insumido. Herramienta muy útil para el control de costos vs. lo cotizado del proyecto.
Aquí les dejo dos capturas de una planilla de Costo Real de un Proyecto:
 
Inicio del Reporte

Reporte - Gestión de Proyectos

 
Final del Reporte

Reporte - Gestión de Obras y Proyectos

 

Abastecimiento

En esta fase, que se puede desarrollar durante toda la vida del proyecto, CAPATAZ nos permite generar ilimitada cantidad de Órdenes de Compras (O/C) vinculadas y trazadas a nuestro proyecto para adquirir los elementos necesarios de la obra.
También podemos generar una Solicitud Interna o Solicitud de Compra, que luego el sistema nos permite consolidar o materializar en una O/C a nuestro proveedor.
Siempre toda nuestra recepción y control de pagos estarán vinculados en todo momento al Proyecto que les dio origen, de manera de poder conocer cada elemento a quién fue adquirido, para qué proyecto y si se ha recibido o está pendiente.
Para este caso, elegí una pantalla donde en la recepción podemos ver la O/C de un proveedor que el sistema nos indica a qué OT/Proyecto corresponde.
 

Abastecimiento - Software Gestión de Obras y Proyectos

 

Certificación

La certificación para la facturación es la última y más importante fase del proceso, puesto que aquí es donde debemos controlar nuestros ingresos y cuánto de nuestro trabajo ya certificado está pendiente de su facturación y cobro.
CAPATAZ Software soporta tres modos de certificación:

  1. Por cantidades: esto es Unidades, Litros, Metros, Metros Cuadrados, Cúbicos, etc.
  2. Por Kilogramos: cuando lo medimos en masa como unidad homogénea.
  3. Por % de Avance: simplemente determinando un porcentaje de ejecución.

Estos modos se pueden indicar indistintamente a cada ítem del mismo proyecto, es decir, que podríamos necesitar certificar un proyecto con tres ítems donde el ítem uno es por Kilogramos, el ítem 2 por Metros Cuadrados y el tercero por % de avance.
Les dejo aquí una captura de la pantalla de confección de una certificación típica de ítems de un proyecto.
 

Certificación - CAPATAZ Software Gestión de Obras y Proyectos

 
¡Saludos y hasta la próxima entrega!

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Es Analista en Sistemas y Licenciado en Administración de Empresas. En 2013 culmina su formación en el programa de estudios internacionales ECLA dictado en The Jerome A. Chazen Institute of International Business at Columbia Business School, Columbia University (NY, USA). Desde hace más de 25 años se especializa en el desarrollo y comercialización de software para la toma de decisiones empresariales.

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7 thoughts on “¿Qué software usar para Gestión de Obras y Proyectos?

  1. Hola! Es posible conocer el stock en depósitos y el stock proyectado de los materiales a consumir para cada Proyecto. De diversas maneras, por proyecto, por material, por Orden de Trabajo, se puede monitorear lo entregado, reservado y el faltante

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